Membuat macro, switchboard, subform, dan report menggunakan microsoft access 2007

• Macro :
• Dengan menggunakan fasilitas ini, anda dapat melakukan otomasi untuk tugas-tugas tertentu, macro dapat membantu anda dalam mencetak report, menampilkan form atau mengeluarkan bunyi apabila anda menjalankan sebuah action (aksi tertentu). Dengan kata lain, macro merupakan sekumpulan dari satu atau lebih actions yang mana setiap action-nya menjalankan operasi-operasi tertentu.

• Untuk membuat macro langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

• Pertama, buka table yang akan dibuat menjadi macro
• Kemudian, pilih tab create, lalu pilih ikon macro hingga muncul table, pada kolom action pilih perintah macro yang akan digunakan misalnya closedatabaseSetelah itu pilih ikon run, lalu pilih yes jika ada jendela Microsoft office access, kemudian beri nama pada macro yang kita buat.

• Untuk menerapkan macro pada form yang telah dibuat maka, langkah pertama yang dilakukan adalah buka form yang telah dibuat, pada tab home pilih ikon view lalu design view.
• Pada tab design, pilih button lalu letakkan tombol buton yang akan dibuat sesuai posisi yang diinginkan.
• Untuk command button pilih miscellaneuous dan action pilih run macro, selanjutnya maka akan muncul judul macro yang telah kita buat tadi, pilih macro dan pilih next.

• Untuk tahap selanjutnya pada kolom text pilih nama tombol yang diinginkan lalu klik next hingga finish.

• Untuk melakukan pengecekan pada tombolyang telah kita buat, pada tab home pilih menu view lalu form view.
• Setelah langkah diatas maka akan muncul form yang telah kita buat tadi dan di sana terdapat tombol closedatabase.
• Untuk melakukan ujicoba, klik icon tersebut maka akan muncul pesan apakah kita igin menyimpan data yang telah kita buat sebelumnya. Pesan tersebut menandakan bahwa macro yang telah kita terapkan pada form telah berhasil.

• Switchboard:
• Untuk pembuatan switchboard langkah – langkahnya adalah sebagai berikut ini.
• Pilih tabel yang akan dibuat switchboard, pada tab database tools pilih switchboard manager.
• Pada jendela switchboard manager pilih menu adit, lalu new.

• Setelah langkah sebelumnya maka akan muncul tampilan seperti ini.
• Pada kolom text ketikan nama yang akan dipakai dalam tombol switchboardPada kolom command kita pilih perintah yang akan dipakai.
• Pada kolom report pilih report yang akan dibuka, kolom ini ada karena kita pada command memilih open report.
• Setelah itu pilih ok, lalu close semua jendela edit switchboard page dan switchboard manager.
• Untuk membuka switchboard double klik switchboard yang telah kita buat tadi hingga muncul tampilan main switchboard, untuk mencoba apakah berhasil atau tidak klik tombol yang telah kita buat tadi(open report), sehingga muncul tampilan report yang telah kita tentukan tadi dan switchboard sudah selesai dibuat.

• Subform:
• Untuk membuat subform langkah – langkahnya adalah sebagai berikut:
• Pilih tab create pilih more form, lalu fortm wizard.
• Kemudian pilih data dari tabel yang kita inginkan, kemudian pilih next.
• Kemudian pilih bagaimana cara kita akan menampilkan data yang kita buat, kemudian pilih next.

• selanjutnya pilih layout subform yang akan digunakan, pilihannya ada tabular dan datasheet pilih sesai keinginan.
• Kemudian pada tahap selanjutnya pilih style yang akan digunakan, style ini digunakan untuk merubah warna subform kita atau sebagai tema dari subform.
• Kemudian pilih finish jika form sudah selesai.

• Jika sudah selesai maka akan muncul tampilan seprerti ini, untuk meberikan button atau perintah yang lain, caranya sama seperti pembuatan form maupun aplikasi macro dalam form.

• Untuk pengecekan lakukan penambahan data yang ada dengan memilih tombol add kemudian ketikan data pada kolom – kolom yang tersedia, jika sudah selesai pilih ikon save untuk menyimpan data.

• Jika subform berhasil maka akan ada tambahan data pada tabel supplier, ataupun akan ada tambahan pada form yang telah kita buat sebelumnya.

Report :

• Adalah objek database untuk keperluan print, tampilan report dapat disesuaikan dengan spesifikasi kita. Dengan menggunakan fasilitas report, maka informasi dari database dengan format printout dapat lebih mudah dimengerti dibandingkan dengan format yang berupa table yang bisa membingungkan pembacanya.

• Untuk membuat report langkah – langkahnya adalah sebagai berikut:

• Pilih tabel yang akan dibuat report

• Pada tab create pilih icon report

• Setelah langkah diatas maka report pun telah selesai dibuat.

• Report (Laporan) merupakan hasil pengolahan data menjadi sebuah informasi yang sangat berguna bagi penggunanya dan program ini memiliki fasilitas laporan dalam bentuk print out. Report memudahkan user dalam pembuatan laporan ( Report ) dengan menyediakan fasilitas Report Wizard yang mampu untuk merancang beberapa bentuk laporan dan dapat memodifikasi bentuk laporan sesuai dengan pola yang diharapkan. Jadi, dengan menggunakan fasilitas report yang ada pada MS.Access, user lebih memahami informasi dari database tersebut

Membuat FORM

1. TUJUAN

1. Siswa dapat membuat sebuah Database menggunakan Ms. Access 2007

2. Siswa dapat membuat Form menggunakan Ms.Access 2007

3. Siswa dapat menerapkan Form pada pembuatan Data Base

4. Siswa dapat mengetahui cara kerja Ms. Access 2007 dalam membuat Database

2. HASIL PRAKTIKUM

• Pembuatan file serta pembuatan dan penambahan table.

1. Jika sudah mempunyai program Ms. Access 2007, langsung masuk ke program dengan mengklik Start > All Program> Microsoft Office > Microsoft Office Access 2007.

2. Pada Template Categories pilih Featuring

3. Kemudian Klik pada Blank Database untuk membuat database baru

4. Setelah itu akan muncul tampilan seperti berikut, isikan nama file.

5. Setelah mengisikan nama file kemudian klik pada gambar folder untuk memilih tempat kita untuk menyimpan file yang akan dibuat, setelah memilih tekan OK.

6. Kemudian klik Create.

7. Setelah melakukan proses tadi akan muncul tampilan seperti berikut, untuk membuat tabel klik pada View.

8. Kemudian isikan nama tabel, setelah itu klik OK.

9. Untuk menambahkan Tabel baru, klik pada Ribbon “Create” kemudian pilih “table”.

10. Setelah muncul table yang ditandai dengan munculnya Table1:table pada kotak dialog All Table kemudian klik pada Ribbon Home pilih View

11. Kemudian isikan nama table yang akan dibuat, jika sudah klik OK.

• Pembuatan Form

1. Setelah melakukan langkah-langkah diatas / jika kita sudah mempunyai tabel-tabel, kita buka tabel-tabelnya terlebih dahulu.

2. Klik dua kali pada tabel yang akan digunakan.

3. Disini akan dilakukan pembuatan form dengan dua versi :

1. Form (Otomatis)

• Untuk membuat Form, pilih table yang akan dibuat form kemudian pilih Ribbon Create setelah itu pilih Form.

• Akan muncul tampilan Form seperti berikut, karena sudah dilakukan relation ship maka akan ditampilkan table yang dihubungkan dengan table supplier (dalam contoh).

• Untuk melakukan modifikasi pada form ini pilih ribbon Home > View kemudian pilih Design View.

• Kemudian akan muncul tampilan Design View seperti berikut, untuk membuat tombol-tombol modifikasi pilih Ribbon Design kemudian pilih Button.

• Klik dan drag pada daerah yang kosong untuk membuat kotak yang akan digunakan untuk button. Setelah itu akan muncul tampilan Command Button Wizard, disini terdapat dua kotak, Categories dan Actions yang akan digunakan untuk membuat tombol-tombol bantuan.

• Contoh pembuatan Tombol modifikasi :

1. Record Navigation (Tombol Navigasi Dokumen)

Pilih Record Navigation pada kotak Categories pada kotak Action pilih Go To Next Record untuk membuat tombol data selanjutnya (Next), klik Next

Pilih nama/symbol untuk tombol yang akan dibuat setelah itu klik Next.

Isikan nama (bukan nama yang akan ditampilkan) tombol kemudian klik Finish.

• Untuk pembuatan tombol-tombol navigasi lainnya hampir sama, hanya pada pemilihan Action diberi pilihan lain.

2. Record Operation (pengubahan/pengoperasian data)

Hampir sama seperti contoh diatas tetapi pada saat pemilihan kategori pilih Record Operation, kemudian pada kotak Action pilih Add New Record nantinya tombol ini akan digunakan untuk melakukan penambahan data.

Pilih nama/symbol untuk digunakan pada tombol yang akan dibuat setelah itu klik Next. Disini ditampilkan tombol jika diberi nama.

Isikan nama tombol (bukan nama yang akan ditampilkan) kemudian klik Finish.

• Untuk pembuatan tombol-tombol pengeditan/perubahan data lainnya hampir sama, hanya pada pemilihan Action diberi pilihan lain.

3. Form Operation (pengoperasian Form)

Pilih Form Operations kemudian pilih Open form, setelah itu klik Next, tombol ini digunakan untuk membuka sebuah form lain.

Pilih Form yang akan ditampilkan, disini dipilih Buku, kemudian klik Next.

Pilih pilihan yang bawah jika kita ingin menampilkan seluruh data pada form yang kita pilih, setelah itu klik Next.

Isikan nama / lambang pada tombol yang akan kita gunakan, kemudian klik Next.

Isikan nama tombol (bukan nama yang akan ditampilkan) kemudian klik Finish.

• Untuk pembuatan tombol-tombol pengoperasian Form lainnya hampir sama, hanya pada pemilihan Action diberi pilihan lain.

• Hasil pembuatan tombol modifikasi :

1. Tampilan hasil pembuatan tombol-tombol modifikasi Form

2. Hasil pembuatan tombol navigasi :

• Klik symbol panah ke kanan kemudian akan muncul hasil seperti berikut

• Klik symbol panah ke kiri kemudian akan muncul hasil seperti berikut

• Klik pada tombol mencari data, kemudian isikan nama yang akan dicari lalu klik Find Next, maka akan muncul objek yang dicari.

3. Hasil pembuatan tombol Record Operation

• Klik pada tombol Tambah data, kemudian akan muncul tampilan seperti gambar

• Setelah menambahkan data kita bisa melakukan penyimpanan dengan meng-Klik tombol Simpan Coy (dalam contoh), jika pada tabel belum menampilkan data yang kita tambahkan tutup dahulu kemudian buka kembali tabel maka data akan muncul.

• Untuk melakukan penghapusan data klik pada symbol tong sampah (dalam contoh, kemudian klik Yes untuk melanjutkan proses penghapusan

• Untuk membatalkan perubahan pada data kita bisa gunakan tombol undo seperti pada gambar.

4. Hasil pembuatan Form Operation

• Pilih buka tabel buku (dalam contoh) digunakkan untuk membuka Form Buku

• Untuk keluar dari Form, pilih tombol TUTUP (dalam contoh)

• Pembuatan Combo Box

1. Untuk membuat Combo Box pilih Ribbon Design kemudian pilih Combo Box

2. Pilih pilihan paling bawah untuk mencari data pada Form, yang akan digunakan pada Combo Box, kemudian klik Next

3. Pilih Field (colom) yang akan dibuat Combo Box, setelah itu klik Next.

4. Pilih data yang akan ditampilkan, lalu klik Next

5. Beri nama Combo Box yang akan dibuat, kemudian klik Next

6. Setelah itu akan muncul colom yang dibuat, letakkan kolom sesuai keinginan

7. Pilih Ribbon Home > View > Design View, pilih arah panah ke bawah pada colom yang kita buat, jika muncul beberapa pilihan maka pembuatan Combo Box berhasil

2. Form Design

• Form Design adalah pembuatan Form secara manual,

• Untuk membuat Form Design pilih Ribbon create lalu pilih Form Design

• Kemudian akan muncul tampilan Form Design.

• Untuk membuat Field baru pilih Design > Text Box.

• Buat ukuran sesuai keinginan, pada kotak Property Sheet kita bisa melakukan modifikasi pada Form ini, disini juga bisa ditambahkan modifikasi-modifikasi seperti contoh diatas.

III. KESIMPULAN

Dari hasil pratikum ini dapat disimpulkan, jika pada pembuatan database dengan menggunakan Microsoft Office Access 2007 bisa memudahkan kita dalam proses pembuatannya karena tools-toolsnya mudah dipahami,

Dan dengan bantuan Form kita bisa melihat data-data yang kita buat serta dapat melakukan pengeditan terhadap data, dan lebih dimudahkan lagi dengan bantuan tombol-tombol modifikasi yang kita buat sendiri, serta jika dibuat tampilan yang menarik tidak akan membuat pembaca menjadi bosan